PRZEWAGA ORGANIZACYJNA W NEGOCJACJACH

Przewaga organizacyjna w negocjacjach: Klucz do sukcesu

Często słyszmy, że ktoś z pewnością wygra sprawę, bo stać go na najlepszych prawników. Ja się zawsze uśmiecham, jak to słyszę. Po pierwsze, najdroższy prawnik nie musi być najlepszy. Po drugie, prawnik ma znaczący wpływ na przebieg sprawy, ale jednak jest też: prawo, fakty, sąd, prawnik drugiej strony, wreszcie same strony. Po trzecie, nawet, jak wszystko mamy najlepsze i nawet mamy rację, to może się okazać, że nie osiągniemy w sporze lub w negocjacjach optymalnego rozwiązania właśnie ze względu na braki w kulturze organizacyjnej. I odwrotnie, kultura organizacyjna jest tym elementem, który może zniwelować niedostatki po stronie argumentów prawnych, czy zasobów finansowych.

To właśnie stopień i sposób organizacji strony determinuje, jak wykorzysta ona inne swoje argumenty. I nawet najlepszy i najdroższy prawnik nie na wiele się zda, jeśli klient sam nie będzie wiedział, czego chce, nie będzie potrafił podejmować decyzji lub nie będzie gotów na szersze spojrzenie na negocjacje, w tym ich cele, koszty i ryzyka z nimi związane. Albo gdy zapomni o negocjacjach lub ustaleniach z prawnikiem…

W poprzednim artykule omówiłem już znaczenie przewagi finansowej w negocjacjach. Teraz skupię się właśnie na przewadze organizacyjnej, która może zdecydowanie przechylić szalę na korzyść jednej ze stron. Przewaga ta nie jest bezpośrednio związana z zasobami finansowymi, może istnieć niezależnie od nich. Czasem występuje z nimi łącznie. Pojawia się na każdym szczeblu wielkości organizacji. Widzimy ją nawet – a może przede wszystkim – w sprawach miedzy małżonkami. Nie wierzycie? Proszę, oto dowód.

Przewaga organizacyjna: przykład między małżonkami

Wyobraźcie sobie sprawę rozwodową, w której poza samym rozwiązaniem małżeństwa w grę wchodzi również podział majątku oraz ustalenie zasad opieki nad dziećmi. Załóżmy, że kwestia dzieci jest sporna w niewielkim stopniu, strony nie stosują szantażu alienacyjnego ani alimentacyjnego, istnieje między nimi pewna różnica zdań co do wysokości alimentów, ale taka, którą da się przy odrobinie dobrej woli zniwelować. Jedno z małżonków (żona) jest ma jasno określone cele: spłata połowy domu, firma ma pozostać dalej wspólną własnością i małżonkowie będą prowadzili ją razem wg przygotowanego przez nią planu. Ma klarowną propozycję dotyczącą kontaktów z dziećmi oraz kosztów ich utrzymania.

Poświęciła kilka godzin na szczegółowe ustalenia w tym zakresie z prawnikiem prowadzącym negocjacje. Określiła swoje limity negocjacyjne, alternatywne rozwiązania, zebrała odpowiedni wywiad o możliwościach i planach drugiej strony. Na spotkanie przychodzi przygotowana z jasnym planem w głowie i określoną mapą drogową jego realizacji w sposób, który zapewnia poszanowanie interesów i godności małżonka, a przede wszystkim traktuje dzieci podmiotowo i uwzględnia ich oczekiwania i potrzeby co do kontaktów z obojgiem rodziców.

Po drugiej stronie na spotkanie przychodzi w towarzystwie renomowanego prawnika tzw. ciapa. Widzimy od razu, że taka osoba nie za bardzo wie, o czym będziemy rozmawiać. Tzn., wie, że chodzi o rozwód, nawet wie, że go chce, ale nie bardzo sobie jeszcze wyobraża kształt dalszego życia. I to nie jest kwestia szoku, on tak ma od urodzenia. Nie potrafi podejmować decyzji, zawsze się waha, często zmienia zdanie, jest z natury nieufny. Jego rozmowa z prawnikiem trwała pół godziny, a w tym czasie klient wypytywał prawnika głównie o koszty i najbardziej go interesowało to., ile zapłaci za pomoc prawną. Prawnik miał zarezerwowane dla niego 2 godziny, ale klient się spóźnił, za co bardzo przepraszał.

Na spotkaniu widać, że nie spał tej nocy. Przez 2 lata nie znalazł chwili, żeby się zastanowić, czy chce mieszkać w dotychczas wspólnie zajmowanym domu, czy też może lepiej go sprzedać. A może zostaną w nim razem, tylko przerobią na dwa mieszkania? Przecież tak byłoby najtaniej, prawda?

Już na początku dochodzi do pewnego spięcia, bo on i jego prawnik oboje chcą mówić, chociaż nie ustalili celów, ani nie ustalili podziału ról miedzy sobą (który z nich mówi). W trakcie rozmowy dzwoni jego komórka, on odbiera i słyszy, że to windykacja sieci komórkowej, bo zapomniał zapłacić rachunku (chociaż jest dość zamożną człowiekiem). Wszyscy to słyszą i wymieniają się wymownymi spojrzeniami… Po usłyszeniu pierwszych propozycji dotyczących domu mówi prawnikowi, że muszą na dzisiaj kończyć, bo on musi to przemyśleć.

Aż przykro się to czyta, prawa? A jednak takie sytuacje zdarzają się dość często. I proszę mi wierzyć, że ja tego nie przerysowałem. Ludzi z takim podejściem jest wielu. To teraz wyobraźcie sobie negocjacje między dwiema firmami, z których jedna należy do takiej, a druga do innej osoby. te problemy będą się powtarzać tylko w większej skali.

Kultura organizacyjna widoczna jest na każdym szczeblu: od pojedynczych ludzi, małżonków, po małe firmy, wspólników i akcjonariuszy, wielkie korporacje i całe państwa. Można mieć rację, najdroższego prawnika i mnóstwo pieniędzy na kupce, ale przegrać sprawę w sądzie lu. położyć negocjacje właśnie przez upośledzenie organizacji. Kluczem do wygranej jest tu efektywne zarządzanie dostępnymi środkami, proces podejmowania decyzji oraz umiejętność zarządzania ryzykiem – w tym określona gotowość do jego ponoszenia. Nieocenione są sposoby zwykłej organizacji pracy i współpracy z prawnikiem.

Czym jest przewaga organizacyjna?

Po zapoznaniu się z poprzednim przykładem możemy powiedzieć, że przewaga organizacyjna to zdolność do lepszego zarządzania zasobami, szybkie i efektywne podejmowanie decyzji oraz wypracowanie klarownej strategii działania. Strona dysponująca przewagą organizacyjną potrafi lepiej wykorzystać swoje zasoby, co pozwala jej efektywnie rywalizować nawet z przeciwnikami posiadającymi większe środki finansowe. Jak to działa w praktyce?

Wyobraźmy sobie firmę z ogromnym budżetem, ale powolnym procesem decyzyjnym i brakiem jasno określonych celów. Taka firma szybko zacznie tracić przewagę finansową, wydając pieniądze na nieefektywne działania. Co więcej, nie będzie skłonna do racjonalnego ponoszenia kosztów „zabezpieczających” i niezwiązanych bezpośrednio z samym przedmiotem negocjacji, gdyż najczęściej będzie to wymagało zgody wielu osób nieznających bezpośrednio planu negocjacji, a przez to niepotrafiących ocenić konieczności ich poniesienia. Brak dobrej komunikacji i współpracy może spowodować, że ryzyko ujawniające się w negocjacjach może wbrew woli negocjatorów stworzyć wewnętrzne naciski na nich, by go za wszelką cenę unikać. Spychologia i chęć zrzucania z siebie odpowiedzialność, wąskie patrzenie i przypisywanie człowieka wyłącznie do procedur, a nie do firmy jako takiej można umiejętnie wykorzystać przeciwko takiej firmie.

Elementy przewagi organizacyjnej

1. Szybkość podejmowania decyzji: Efektywne zarządzanie wymaga szybkiego podejmowania decyzji. Strona, która potrafi szybko i skutecznie reagować na zmieniające się okoliczności, zyskuje znaczną przewagę nad przeciwnikiem. W negocjacjach jest to szczególnie widoczne.
2. Jasno określone cele: Zdefiniowane cele pozwalają skupić się na tym, co naprawdę ważne. Strona, która wie, czego chce osiągnąć, jest w stanie lepiej planować swoje działania i alokować zasoby.
3. Umiejętność zarządzania ryzykiem: Przewaga organizacyjna obejmuje również zarządzanie ryzykiem. Strona, która potrafi zidentyfikować i zminimalizować ryzyka, zyskuje pewność siebie i stabilność w działaniach. Ma to też aspekt przeciwny: gotowość do poniesienia ryzyka zapobiega paraliżującemu strachowi i połączona z determinacją daje często znaczną przewagę nad przeciwnikiem.
4. Sprawna komunikacja: Efektywna komunikacja wewnątrz zespołu i zewnętrz z klientem jest kluczowa. Jasno określone zasady współpracy z prawnikiem mogą zapobiec nieporozumieniom i zapewnić spójność działań. Jest to zresztą element kluczowy również między innymi osobami zaangażowanymi chociażby pośrednio w proces decyzyjny.
5. Elastyczność: Przewaga organizacyjna to również zdolność do szybkiego dostosowywania się do nowych okoliczności. Elastyczność pozwala na bieżąco korygować strategie i działania, co jest kluczowe w dynamicznych negocjacjach.

Przykłady z praktyki

Podczas mojej kariery zawodowej wielokrotnie spotykałem się z sytuacjami, gdzie przewaga organizacyjna odegrała kluczową rolę.

Przykład 1: Szybkość podejmowania decyzji W jednej ze spraw, mój klient, choć dysponował mniejszymi środkami finansowymi, dzięki doskonałemu zarządzaniu, umiejętności szybkiego decydowania i określania wyraźnych celów zdołał osiągnąć bardzo korzystne porozumienie z przeciwnikiem posiadającym znacznie większe zasoby. Druga strona miała rozbudowaną strukturę decyzyjną, co sprawiało, że na każdy ruch potrzebowali znacznie więcej czasu.

W efekcie, mimo początkowej przewagi finansowej musieli oni wydawać znacznie więcej pieniędzy na tę konkretną sprawę, niż przewidywali. Druga strona nie była w stanie efektywnie odpowiadać na dynamicznie zmieniającą się sytuację, co skutkowało korzystnym zakończeniem negocjacji dla mojego klienta.

Przykład 2: Jasno określone cele W innej sytuacji, klient naszej kancelarii miał jasno zdefiniowane cele i strategię działania, podczas gdy druga strona działała chaotycznie i bez jasno określonej wizji. Nikt po drugiej stronie nie miał najwyraźniej na tyle mocnej pozycji, by przekonać do swojej wizji wspólników. Człowiek, który nie wie dokąd idzie, nie zajdzie daleko… Dzięki temu my mogliśmy skupić się na najważniejszych kwestiach i nie tracić czasu na zbędne działania.

Dokładaliśmy wszelkich starań, by wprowadzać do dyskusji wątki, o których wiedzieliśmy, że wprowadzą dodatkowy chaos po drugiej stronie albo też odniesienie się do każdego z podnoszonych przez nas zagadnień skutkować będzie koniecznością zwołania posiedzenia zarządu lub nawet zebrania wspólników (o co nie było łatwo). Przeciwnik, nie mając określonego celu, wielokrotnie zmieniał swoje stanowisko, co wprowadzało bałagan i osłabiało jego pozycję negocjacyjną. Czekaliśmy, aż po drugiej stroną zaczną wewnętrzne tarcia. W rezultacie nasz klient zdołał wynegocjować znacznie lepsze warunki porozumienia, niż wynikałoby to z argumentów wyłącznie prawnych i porównania tylko zasobów finansowych.

Przykład 3: Umiejętność zarządzania ryzykiem W jednej ze spraw dotyczącej podziału majątku, nasz klient, dzięki efektywnemu zarządzaniu ryzykiem, zdołał zabezpieczyć swoje interesy na wypadek niekorzystnego biegu wypadków. Podjął szereg działań, które zarekomendowaliśmy, dzięki czemu nawet najgorszy przebieg negocjacji, włączając w to destrukcyjny potencjalnie dla obu stron brak porozumienia do końca roku, spowodowałby u niego koszty akceptowalne, ale całkowicie nieakceptowalne i rujnujące dla drugiej strony. Druga strona nie przewidziała takiego scenariusza jej plan spalił na panewce. Nie miała alternatywnego planu działania. Z szumnych zapowiedzi i gróźb nic nie wyszło.

Okazało się jednak, że druga strona sama nie podjęła odpowiednich działań zabezpieczających, co ostatecznie przyczyniło się do jej porażki. Brak wyobraźni, buta jego prawników i sztampowe podejście doprowadziły drugą stronę do spektakularnej porażki. Nasz klient, świadomy ryzyk, zdołał uniknąć wielu problemów i zminimalizować potencjalne straty. To wszystko są przejawy kultury organizacyjnej, która dzięki dobrej współpracy z kancelarią adwokacką przyniosła zdecydowany sukces w negocjacjach.

Przykład 4: Sprawna komunikacja Zawsze staramy się wypracować skuteczny model współpracy z klientem. Nie jest to wcale oczywiste, ani łatwe, ponieważ różni klienci oczekują od prawników różnych postaw i różnej formy aktywności. Jedni szukają cichego doradcy, a inni frontmana, który będzie robił show. Warto to przedyskutować wcześniej, by nie dochodziło do spięć przy drugiej stronie. Kilkukrotnie byłem świadkiem sytuacji, kiedy druga strona niemal sprzeczała się ze swoim prawnikiem, bo obaj chcieli mówić i grać pierwsze skrzypce. Widziałem tez odwrotne sytuacje, kiedy nikt po drugiej stronie nie był skory do rozmowy, bo i prawnik i jego klient liczyli na to, że mówić gdzie ten drugi.

Jak wytworzyć przewagę organizacyjną w sporze i negocjacjach?

Po pierwsze, nie musimy mieć wielkiego doświadczenia i całej organizacji. Poruszone wyżej elementy dotyczą każdych negocjacji i każdego sporu. Widzimy ich występowanie zarówno w sporach rodzinnych, korporacyjnych, międzypaństwowych. Na tym poziomie międzyludzkim są to sprawy, które powinny być poruszone podczas przygotowania do negocjacji w dłuższej rozmowie między prawnikiem, a jego klientem. Niestety, większość prawników, jak i ich klientów, nie jest świadoma, że należy te – i wiele innych kwestii – ustalić wcześniej.

Nie wszyscy klienci są skłonni nawet zapłacić za ten obszar przygotowań i pytają: po co mi to? Otóż, jest to jeden z najważniejszych obszarów, który może zmienić dynamikę, kierunek i końcowy rezultat negocjacji, a jego znaczenie jest nie do przecenienia. Warto poświęcić nawet te 2 godziny na przygotowanie z adwokatem i omówienie tych kwestii, by później mieć jasność choćby co do tego, na co prawnik może się zgodzić samodzielnie podczas rozmów z drugą stroną, a kiedy będzie musiał poprosić o tydzień na konsultacje z klientem (bo nie przywykł czynić tego przez telefon).

Podsumowanie

Przewaga organizacyjna to nieoceniony atut w negocjacjach. Dzięki efektywnemu zarządzaniu zasobami, szybkiemu podejmowaniu decyzji, klarownej strategii oraz sprawnej komunikacji, można osiągnąć sukces nawet w obliczu przeciwników dysponujących większymi zasobami finansowymi. W naszej kancelarii doskonale rozumiemy, jak ważna jest przewaga organizacyjna i dlatego kładziemy duży nacisk na efektywne zarządzanie i komunikację. Dzięki temu jesteśmy w stanie skutecznie wspierać naszych klientów, pomagając im osiągać sukcesy w negocjacjach.

Jak widać, bez określonego poziomu kultury organizacyjnej nie osiągnie się wielu korzyści z dysponowania nawet znacznymi środkami finansowymi. Powiem więcej, gdybym miał wybierać, wolałbym mieć znaczną przewagę organizacyjną wobec przeciwnika dysponującego znacznie większymi zasobami finansowymi.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy pomóc Ci konkretnie w Twojej sprawie, skontaktuj się z nami. Nasza energia, doświadczenie i wiedza są do Twojej dyspozycji..